Компенсация расходов при переезде

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов АКГ «Интерком-Аудит»

 

Компенсация при переезде на работу в другую местность

 

В практической деятельности хозяйствующих субъектов нередко встречается ситуация, когда работник переводится на постоянную работу в другую местность. В этом случае ТК РФ предусмотрено право работника на компенсацию расходов, связанных с переездом, если этот переезд осуществляется по предварительной договоренности с работодателем.

Согласно статье 169 ТК РФ:

«При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора».

Таким образом, организации вправе самостоятельно устанавливать размеры такого возмещения, закрепляя это положение в трудовом договоре, заключаемом с работником.

Работодатель, возмещая работнику расходы, связанные с переездом, вправе учесть такие расходы в целях налогообложения, но только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметим, что на сегодняшний день такие нормы установлены лишь для организаций, финансируемых из бюджета. Речь идет о Постановлении Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2003 года №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом в другую местность» (далее – Постановление №187).

В отношении коммерческих организаций таких норм пока нет. Однако, по мнению авторов настоящей книги, если организации, не финансируемые из бюджета, не готовы отстаивать свое мнение в суде, также должны руководствоваться нормами указанного документа (до утверждения соответствующих норм), так как глава 25 НК РФ ограничивает данные расходы в целях налогообложения исключительно для всех организаций – плательщиков налога на прибыль (Письмо Минфина Российской Федерации от 14 марта 2006 года №03-03-04/2/72).

Обратите внимание!

По вопросу возмещения расходов работникам в связи с переездом на работу в другую местность Генеральной Прокуратурой Российской Федерации в Письме от 6 августа 2004 года №10/4-2113-04 «О возмещении расходов работникам в связи с переездом в другую местность» для сведения и использования в работе направлено Письмо Минтруда Российской Федерации от 25 июня 2004 года №581-10. Согласно разъяснению, Постановление Совмина СССР от 15 июля 1981 года №677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность» до настоящего времени официально не признано утратившим силу и в силу статьи 423 ТК РФ может применяться на территории Российской Федерации в части, не противоречащей ТК РФ. Вместе с тем анализ текста этого Постановления показывает, что значительная часть его положений воспроизведена в Постановлении №187 и фактически не применяется.

Обратите внимание, о том, что следует понимать под переездом работника в другую местность, разъяснено в пункте 1 Постановления №187, где прямо указано, что это переезд в другой населенный пункт по существующему административно-территориальному делению.

Порядок и размеры возмещения расходов на проезд, выплату суточных и расходов по обустройству на новом месте установлены пунктом 1 Постановления №187. В том случае, если изначально не представляется возможным точно определить размер возмещения, работодатель вправе выдать работнику сумму аванса.

Постановлением №187 установлено:

• Расходы по переезду работника и членов его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспорте общего пользования (кроме такси).

Если у работника нет подтверждающих документов на проезд, то расходы возмещаются по стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

• Затраты на провоз имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов железнодорожным транспортом. Если имущество перевозилось иным транспортом, то расходы возмещаются по цене провоза имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.
• Затраты на обустройство работника по новому месту жительства возмещаются в размере его месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы, а на каждого переезжающего члена семьи – в размере 1/4 должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы сотрудника.
• За каждый день нахождения работника в пути к новому месту работы ему выплачивают суточные в размере 100 рублей.

Обратите внимание!

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, обязаны выплатить прибывшим из других регионов Российской Федерации работникам, с которыми заключили трудовой договор, компенсацию в размере стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах Российской Федерации по фактическим расходам, а также оплату провоза багажа (не свыше 5 тонн на семью) по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом (подпункт 12.1. статьи 255 НК РФ).

Все расходы по выплате компенсаций несет то предприятие, учреждение или организация, в которое переводится, направляется или принимается работник.

Отметим, что Постановление №187 обязывает работника полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае:

– если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;

– если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока – до истечения 1 года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, возвращает выплаченные ему средства за вычетом осуществленных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.

Обратите внимание!

В пункте 7 Постановления №187 указано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.

Следует отметить, что к такой категории работников, относятся работники организаций Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. В этом случае размер компенсации устанавливается в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 года №4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Согласно статье 340 ТК РФ компенсации в связи с переездом к месту работы выплачиваются работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей. Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2002 года №911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей» установлены правила предоставления таких компенсаций. Кроме того, по вопросу, касающемуся предоставления гарантий и компенсаций работникам, направленным на работу в представительства Российской Федерации за границей, необходимо руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 июля 1999 года №788 «О порядке исчисления и выплаты денежного содержания федеральных государственных служащих, замещающих государственные должности федеральной государственной службы в представительствах Российской Федерации, представительствах федеральных органов исполнительной власти и представительствах государственных органов при федеральных органах исполнительной власти за рубежом, в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 марта 2007 года №176 «Об оплате труда работников федеральных государственных органов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы», Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 октября 2000 года №788 «О порядке исчисления и выплаты тарифных ставок (окладов) в рублях работникам представительств Российской Федерации, представительств федеральных органов исполнительной власти и представительств государственных органов при федеральных органах исполнительной власти за рубежом, дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации».

Обратите внимание, что в главе 25 НК РФ такой вид компенсаций носит название «подъемных» (подпункт 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ, пункт 37 статьи 270 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы организации на выплату подъемных при переезде работника в другую местность, на наш взгляд, следует квалифицировать как расходы, связанные с подбором персонала. Следовательно, в соответствии с ПБУ 10/99 они представляют собой расходы по обычным видам деятельности. Признаются затраты на выплату подъемных в бухгалтерском учете в полном объеме в том отчетном периоде, когда они осуществлены. Напоминаем, что для признания расхода в бухгалтерском учете необходимо, чтобы выполнялись все условия, установленные пунктом 16 ПБУ 10/99.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом №94н установлено, что для отражения расходов по обычным видам деятельности предусмотрены счета учета затрат на производство (например, 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»).

Для отражения операций по расчетам с работниками организации, отличным от заработной платы, Приказом №94н предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Начисление суммы подъемных будет отражаться по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство. Выплата суммы подъемных будет отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

В налоговом учете расходы налогоплательщика по выплате подъемных при переезде работника в другую местность относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Причем, как мы отметили выше, в качестве расхода, учитываемого при налогообложении, плательщиком налога на прибыль может быть учтена только сумма подъемных в пределах норм, установленных Постановлением №187.

Датой признания расходов в соответствии с подпунктом 4 пункта 7 статьи 272 НК РФ для налогоплательщиков, применяющих метод начисления, является дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы).

Сумма сверхнормативных подъемных не учитывается налогоплательщиком при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Это следует из пункта 37 статьи 270 НК РФ.

В связи с тем, что сумма выплаченных подъемных в бухгалтерском учете принимается в качестве расхода в полном объеме, а в налоговом – только в пределах норм, то у налогоплательщика будет возникать постоянная разница. Следовательно, бухгалтер должен применить ПБУ 18/02 и отразить в учете сумму постоянного налогового обязательства.

Рассмотрим на примере.

Пример 1.

Предположим, что производственная организация (город Омск) приняла на работу иногороднего специалиста (город Новокузнецк) с окладом 35 000 рублей.

Трудовым договором предусмотрено, что работодатель возмещает сотруднику все расходы, связанные с переездом в город Омск, а именно:

• расходы на проезд работника и членов его семьи (фактически составили 15 000 рублей);
• расходы по провозу имущества (фактически составили 7000 рублей);
• расходы на обустройство в размере 1,5 месячного оклада – 52 500 рублей;
• суточные – 100 рублей (один день проезда).

Так как сразу не представлялось возможным определить точную сумму возмещения, бухгалтер производственной организации выдал работнику аванс в размере 25 000 рублей.

Предположим, что сумма расходов на проезд у работника превысила норму, установленную Постановлением №187, на 2000 рублей (цифры взяты условно).

В бухгалтерском учете организации это отражено следующим образом.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
73	50	25 000	Выдан работнику аванс на переезд к новому месту работы
26	73	74 600	Отражена фактическая сумма расходов на переезд (15 000 + 7000 + 52 500 + 100)
99-2	68-1	480	Отражено постоянное налоговое обязательство в части превышения расходов на проезд (2 000 × 24%)
73	50	49 600	Выдана оставшаяся сумма компенсации работнику

Окончание примера.

В отношении налогообложения отметим, что выплата подъемных работнику не подлежит обложению НДФЛ и ЕСН, так как носит характер компенсационных выплат. На это указано в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/130, в котором работники финансового ведомства дали разъяснения по вопросу налогообложения выплат, которые производятся работнику при переезде в другую местность. Коротко приведем суть ответа.

Статья 169 ТК РФ определяет, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику: расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества; расходы по обустройству на новом месте жительства. Указанные выплаты составляют так называемые подъемные, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора.

При этом, исходя из положений статьи 264 и статьи 270 НК РФ, расходы на выплату подъемных признаются у работодателя для целей налогообложения прибыли, но только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации. Размеры подъемных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены в Постановлении №187. За отсутствием подобных установлений для иных организаций при определении размера подъемных своим работникам они также должны ориентироваться на названное Постановление Правительства Российской Федерации.

При этом работодатели должны иметь в виду, что подъемные носят характер компенсационных выплат, и, следовательно, в соответствии с пунктом 3 статьи 217 и пунктом 1 статьи 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН.

Обратите внимание!

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ предусматривает, что из-под налогообложения у физического лица выводятся суммы подъемных в пределах норм. В отношении указанного налога такие нормы не установлены, поэтому с суммы превышения НДФЛ у физического лица также не должен удерживаться. На суммы сверхнормативных подъемных ЕСН не начисляется на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ.

Более подробно с вопросами, касающимися видов компенсаций, надбавок и доплат работникам, предусмотренных трудовым законодательством Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR- ИНТЕРКОМ–АУДИТ» «Компенсации, надбавки и доплаты работникам».

 

Опубликовано на Audit-it.ru: 30 октября 2007 г.