Отдельные работники для служебных разъездов пользуются проездными билетами

Отдельные работники для служебных разъездов пользуются проездными билетами. облагается ли ндфл компенсация расходов, связанных со служебными разъездами?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.
Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовым договором является соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
На основании приведенных норм работодатель вправе установить компенсации в виде денежных выплат в целях возмещения определенным работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Руководители вправе своим приказом установить круг должностей с разъездным характером работы, если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения своих служебных обязанностей.
Основанием для освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц денежных выплат физическому лицу являются:
— наличие отдельного приказа с перечнем должностей с разъездным характером работы (либо условия трудового договора, гражданско-правового договора, коллективного договора, соглашения, должностные инструкции);
— документы, подтверждающие фактические служебные поездки (маршрутный лист или разъездная ведомость, журнал учета поездок, билеты и т.д.);
— документ, подтверждающий оплату проездных документов (проездной билет);
— компенсационный характер выплат (стоимость купленных самими работниками проездных билетов компенсируется лишь лицам по перечню при представлении им подтверждающих служебные поездки документов);
— работник не обеспечивается специальным транспортом для служебных поездок.
В Письме Департамента налоговой политики Минфина России от 26.12.2001 N 04-04-06/508 сказано, что «если должностная инструкция или приказ руководителя организации свидетельствуют, что выполнение работниками своих трудовых (служебных) обязанностей связано с необходимостью постоянных разъездов и при этом они не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения данных обязанностей, то начислять налоги на суммы компенсации расходов на проезд не следует». В этом случае оплату проездных следует рассматривать не как доход работника, а как компенсационные затраты, производимые для осуществления производственных задач. Аналогичная позиция поддерживается и в Письме УМНС России по г. Москве от 09.09.2002 N 28-11/41577.
Подтверждением служит также Постановление ФАС СЗО от 07.07.2003 N А56-40888/02, в котором ФАС пришел к следующему выводу: поскольку учреждение возмещало своим работникам расходы на поездки в общественном транспорте в связи с выполнением ими трудовых обязанностей, что подтверждается маршрутными листами, приказами администрации и приказом по учетной политике, необоснован вывод ИМНС о том, что учреждение должно было исчислить и уплатить подоходный налог с сумм, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работ. В Постановлении сказано, что «…выплаты, компенсирующие стоимость проезда сотрудников на городском транспорте к месту выполнения работ, не облагаются налогом на доходы физических лиц только при наличии иных документов, подтверждающих разъездной характер работ, таких как должностная инструкция, распоряжения руководителя предприятия… Аналогичная позиция выражена МНС России в Письмах УМНС России по г. Москве от 14.03.2001 N 03-12/12256, от 18.01.2002 N 27-11а/3005, от 03.01.2002 N 26-12/477».
В приказе с перечнем должностей оговаривается порядок документального оформления учета служебных целей поездок, времени, маршрутов следования.
Возможно также использование варианта в соответствии с распорядительным документом по организации, когда для производственно-управленческих нужд организации заранее приобретается единый проездной билет для служебных разъездов. Для разовых поездок проездные билеты могут выдаваться по мере надобности с последующим их возвратом. При этом в приказе не оговариваются должность и фамилия конкретного работника, имеющего право пользования таким проездным, но оговариваются порядок его хранения, использования, а также все остальные моменты, связанные с подтверждением служебного характера поездок.
Расходы на служебные разъезды являются производственными, следовательно, оплату таких расходов не нужно включать в совокупный доход работника и облагать налогом на доходы физических лиц (ст. ст. 209 — 212, 41 НК РФ), поскольку они не могут быть признаны экономической выгодой, определяемой в соответствии с главой «Налог на доходы физических лиц», а оплата (полностью или частично) организацией… товаров (работ, услуг) или имущественных прав производится не за него и… не в интересах конкретного налогоплательщика.
При несоблюдении вышеуказанных условий стоимость приобретенных (использованных) проездных билетов включается в совокупный доход работника и облагается НДФЛ.
Подписано в печать
10.11.2005
«Советник бухгалтера», 2005, N 11