Расходы на служебные командировки

В предыдущем номере журнала были рассмотрены правила отражения командировочных расходов в налоговом учете1. Но на практике при направлении сотрудников в командировки нередко возникают нестандартные ситуации. Разберемся, каковы нюансы признания командировочных расходов в подобных ситуациях

Источник [«Российский налоговый курьер» ]

Автор [Кузнецова М. С., Эксперт журнала «Российский налоговый курьер» ]

Работнику, направленному по распоряжению работодателя в служебную командировку, работодатель обязан возместить расходы -по проезду и найму жилого помещения, выплатить суточные за каждый день нахождения в командировке, а также компенсировать иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Это установлено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом или распоряжением руководителя, положением о направлении работников в служебные командировки и т. п.).

Ситуация первая. Работник задержался в месте командировки

Нередко по окончании срока командировки сотрудник по согласованию с работодателем остается в городе, куда он был направлен, еще на некоторое время по личным или иным обстоятельствам (на выходные дни, для проведения отпуска, встречи с друзьями или родственниками и т. п.). Разумеется, суточные и возмещение стоимости проживания за период после истечения срока командировки ему не полагаются. Вправе ли организация признать в расходах стоимость обратного билета?

По мнению Минфина России², затраты на оплату проезда работника из места командировки к месту постоянной работы организация осуществила бы в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, расходы на оплату обратного билета можно учесть в целях налогообложения независимо от того, что дата выбытия работника из места командировки не совпадает с датой, на которую приобретен указанный билет. Однако это допускается лишь при условии, что задержка выезда работника из места командировки (либо более ранний выезд к месту назначения) произошла с разрешения руководителя. Другими словами, стоимость обратного билета можно признать расходом только в случае задержки работника исключительно по служебным обстоятельствам. В подобной ситуации целесообразно приказом руководителя (иного уполномоченного лица) продлить срок командировки.

См. письма Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191 и от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.

Если после выполнения служебного поручения работник (с согласия руководителя) из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска или выходных дней, стоимость его обратного билета по завершении отпуска (выходных) не является расходом, связанным со служебной командировкой. Следовательно, организация не сможет учесть стоимость данного билета при расчете налога на прибыль.

Вместе с тем руководитель организации вправе принять решение о возмещении работнику стоимости проезда из места проведения отпуска или иного свободного от работы времени. В этом случае сотрудник получает экономическую выгоду (доход) в виде оплаты работодателем проезда от места проведения отпуска или выходных дней до места постоянной работы (ст. 41 НК РФ). Оплата организацией за работника товаров (работ, услуг) относится к доходам, полученным им в натуральной форме. Так сказано в подпункте 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ. Значит, стоимость обратного билета, возмещенная работнику, включается в его доход, облагаемый НДФЛ. При выплате указанного возмещения организация должна удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.

Ситуация вторая. Командировка отменена, перенесена либо сокращен ее срок

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку. Причины могут быть разными: отказ бизнес-партнеров от проведения переговоров, утрата актуальности поездки для организации (например, вопрос удалось решить по телефону), невозможность выезда кого-либо из работников (госпитализация самого сотрудника или члена его семьи, смерть близкого родственника) и др. Если до отмены командировки компания успела приобрести билеты (без права возврата или с возможностью возврата, но с удержанием определенной суммы) или произвела другие расходы, связанные с организацией командировки, возникает вопрос: можно ли учесть такие затраты?

Напомним, что при расчете налога на прибыль в налоговую базу включаются лишь обоснованные, то есть экономически оправданные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Вместе с тем КС РФ в Определениях

от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в статье 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Таким образом, признание расходов не ставится в зависимость от их результативности. Иными словами, если командировка не состоялась (перенесена на более поздний срок) по не зависящим от организации обстоятельствам, но изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли расходы, осуществленные в связи с данной командировкой. Но это возможно лишь при наличии подтверждающих документов. Какие документы нужно иметь?

Прежде всего необходимо оформить приказ (распоряжение) руководителя об отмене командировкиили ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась. К приказу целесообразно приложить документы (или их копии), свидетельствующие об обстоятельствах отмены командировки, — письмо бизнес-партнера с просьбой перенести запланированные переговоры на другой день, копию листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать, и т. п.

Обратите внимание

Расходы на проезд по городу, куда командирован работник, в целях налогообложения не учитываются
В Положении ничего не говорится о затратах на проезд сотрудника внутри населенного пункта, в который он направлен в командировку (городским общественным транспортом, на такси или арендованном автомобиле). Однако такие расходы работники вынуждены осуществлять. Ведь, к сожалению, не всегда от гостиницы до офиса (склада, магазина, производственных помещений) принимающей организации можно добраться пешком.

Несмотря на это, подобные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как не упоминаются в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В названном подпункте речь идет лишь о расходах на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Получается, что переезды внутри населенного пункта, в который командирован работник, оплачиваются им из суточных или собственных средств

Подобная ситуация рассмотрена Минфином России в письме от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338. Работник был вынужден прервать командировку и вернуться раньше намеченного срока в связи со смертью близкого родственника. Сдать уже имеющийся авиабилет он не смог, так как билет приобретался сразу в обе стороны без права возврата. Минфин России пришел к выводу, что при указанных обстоятельствах организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету.

Пример

На период с 13 по 15 января 2010 года была запланирована служебная командировка коммерческого директора ЗАО «Дан-инвест» (г. Москва) в ОАО «Металлсервис» (г. Череповец). Ее цель — проведение переговоров с поставщиком и подписание договора поставки сырья на 2010 год. Коммерческий директор ЗАО «Дан-инвест» приобрел авиабилеты в обе стороны (туда и обратно) без права возврата общей стоимостью 14 800 руб. Однако 11 января 2010 года начальник отдела сбыта ОАО «Ме-таллсервис» сообщил по телефону о необходимости переноса переговоров в связи с болезнью генерального директора компании. В подтверждение этого принимающая сторона отправила ЗАО «Дан-инвест» по факсу официальное письмо с просьбой перенести переговоры на более поздний срок (ориентировочно на 20—22 января 2010 года).

Поскольку авиабилеты приобретались без права возврата, вернуть их в кассу и получить уплаченные деньги не представлялось возможным. Генеральный директор ЗАО «Дан-инвест» 11 января 2010 года издал приказ об отмене служебной командировки коммерческого директора, ее переносе на вторую половину января 2010 года и компенсации работнику стоимости приобретенных авиабилетов в полном размере. В январе 2010 года ЗАО «Дан-инвест» включило в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, стоимость неиспользованных авиабилетов по отмененной командировке — 14 800 руб.

Ситуация третья. Работник направлен в командировку в город, в котором прописан (зарегистрирован)

Нужно ли выплачивать работнику суточные, если он командирован в город, в котором имеет постоянную прописку (регистрацию)? На первый взгляд не нужно. Ведь суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства. Такое определение приведено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения.

Более того, в абзаце 4 этого же пункта Положения содержится указание на зависимость выплаты суточных от места, куда работник направлен в командировку. В названном абзаце говорится, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Из приведенных норм можно сделать вывод: если место служебной командировки совпадает с местом постоянной прописки работника, то организация-работодатель не обязана выплачивать ему суточные. Однако данный вывод ошибочен. Дело в том, что в пункте 3 Положения указано следующее. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Как правило, место постоянной работы сотрудника указывается в трудовом или коллективном договоре.

Таким образом, направление сотрудника в город, в котором он прописан (зарегистрирован), не является препятствием для выплаты ему суточных. Суммы суточных, выплаченные работнику в подобной ситуации, признаются командировочными расходами и уменьшают налогооблагаемую прибыль организации-работодателя.

Минздравсоцразвития России в письме от 30.03.2009 № 22-2-1100 подтвердило, что при решении вопроса о выплате суточных под местом постоянного проживания работника следует понимать место жительства в местности, в которой расположена организация-работодатель.

Кроме того, согласно указаниям Росстата постоянным местом жительства считается тот населенный пункт, дом, квартира, где гражданин проводит постоянно (обычно) большую часть своего времени. Это

место может совпадать или не совпадать с адресом, по которому гражданин зарегистрирован (прописан). Если лицо имеет несколько адресов проживания, в статистической отчетности его следует учитывать по тому адресу, который гражданин считает своим основным адресом. Так сказано в пункте 2 Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения «Анкета выборочного обследования населения по проблемам занятости» (утверждены приказом Росстата от 15.07.2009 № 138).

Ситуация четвертая. Работник заболел во время командировки

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Это указано в пункте 25 Положения. За период болезни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в обычном порядке³.

О том, как в 2010 году оплачивать больничные листы, читайте на с. 72 этого номера и в РНК, 2010, № 1-2. — Примеч. ред.

Средний заработок, сохраняемый за работником на время служебной командировки, за дни болезни не выплачивается. Ведь за эти дни работник получит пособие по временной нетрудоспособности.

Что понимается под надлежащим удостоверением временной нетрудоспособности? Если работник заболел, находясь в командировке на территории России, подтверждением факта и продолжительности болезни является листок нетрудоспособности. Форма этого документа утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172, а порядок выдачи — приказом того же ведомства от 01.08.2007 № 514.

Справка

Расходылдополнительно возмещаемые работникам при зарубежных командировках
В случае направления работника в служебную командировку на территорию иностранного государства работодатель дополнительно возмещает (п. 23 Положения):

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы

Предположим, работник заболел во время зарубежной командировки. В иностранном медицинском учреждении ему выдали соответствующий документ, подтверждающий временную нетрудоспособность (например, справку). Выплатить на основании такого документа пособие по временной нетрудоспособности нельзя. Тем более что оформлен он на иностранном языке. Данный документ необходимо обменять на листок нетрудоспособности российского образца. Такое правило установлено в пункте 8 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Мин-здравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514.

Для обмена иностранный документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, следует построчно перевести на русский язык, заверить перевод у нотариуса и затем обратиться в медицинскую организацию по месту проживания работника в России или в ведомственное лечебное учреждение по месту работы с просьбой о замене документа. Решение о возможности замены документа на листок нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца принимается врачебной комиссией указанного медицинского учреждения.

Обратите внимание: если в месте командировки заболевший работник был вынужден лечь в больницу, работодатель не обязан возмещать ему расходы по найму жилого помещения за дни его нахождения в больнице (стационаре, госпитале). Основание — пункт 25 Положения.

Скорее всего из-за болезни сотрудника длительность его командировки увеличится. Продление срока командировки необходимо оформить приказом руководителя организации. Наличие данного документа с приложением к нему листка нетрудоспособности поможет работодателю обосновать расходы на выплату суточных за дополнительные дни командировки. Кроме того, указанные бумаги документально подтвердят обоснованность расходов на приобретение обратных билетов на более позднюю дату, а также расходов на билеты, которые не удалось вернуть перевозчику (если билеты приобретались без права возврата) или при возврате которых в кассу была удержана часть их стоимости.

Ситуация пятая. Принимающая сторона взяла на себя все расходы по приему командированного работника

Очевидно, что если по договоренности компания, в которую командирован сотрудник, оплачивает его проезд и проживание, то работодатель (сторона, направившая работника в командировку) не обязан возмещать ему расходы по проезду и найму жилого помещения. Полагаются ли работнику суточные, если расходы на питание тоже взяла на себя принимающая сторона?

Да, полагаются. Поясним почему. Но прежде напомним, что суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с его проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения). Поскольку суточные выплачиваются дополнительно к сумме возмещения расходов на проживание, чаще всего их отождествляют именно с компенсацией расходов на питание. Однако суточные — это компенсация не только расходов на питание, но и любых других расходов, возникающих в связи с временным проживанием вне дома (например, расходов на междугородние переговоры, химчистку и глаженье одежды, оплату услуг носильщика). Перечень подобных расходов законодательно не утвержден. Следовательно, оплата принимающей стороной питания командированного работника не лишает его права на получение суточных от организации, в которой он работает.

Более того, подобная ситуация не приведена ни в Трудовом кодексе, ни в Положении. Значит, работнику, проживание и питание которого во время командировки организует и оплачивает принимающая сторона, суточные выплачиваются на общих основаниях. В свою очередь организация-работодатель вправе включить суммы выплаченных суточных в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Особые правила, касающиеся выплаты суточных при подобных обстоятельствах, предусмотрены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Если принимающая сторона обеспечивает работника, направленного в служебную командировку на территорию зарубежного государства, иностранной валютой на личные расходы, то суточные в иностранной валюте ему не выплачиваются. Это установлено в пункте 7 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Допустим, принимающая сторона не выплачивает командированному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание. В этом случае организация-работодатель, финансируемая из федерального бюджета, обязана выплатить работнику суточные в иностранной валюте в размере 30% от суммы суточных (включая надбавки), установленных постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Ситуация шестая.Продолжительность командировки составила один день

Обязан ли работодатель выплатить суточные работнику, направленному в однодневную командировку по России? В Положении не содержится ответа на данный вопрос. Однако в абзаце 4 пункта 11 названного документа указано следующее. В случае направления работника в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. На основании этой нормы можно сделать вывод о том, что при однодневных командировках суточные работникам не положены.

Правильность данного вывода подтверждается решением ВС РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147. В нем Верховный суд РФ разъяснил, что суточные выплачиваются работнику, только в том случае, если он проживает вне места постоянного жительства более суток (более 24 часов).

Вместе с тем организация вправе предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте обязанность выплачивать суточные даже при однодневных командировках. Ведь размеры суточных и иных расходов, возмещаемых работнику в связи с командировкой, определяет работодатель (абз. 2 п. 11 Положения). Несмотря на это, суммы суточных за однодневные командировки не могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Такое же мнение высказано в письме УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312.

Если работник выехал в зарубежную командировку и в тот же день вернулся на территорию России, ему полагаются суточные, но не в полном размере. При однодневных командировках на территории иностранных государств суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для зарубежных командировок, установленной в данной организации коллективным договором или локальным нормативным актом. Такое правило содержится в пункте 20 Положения. Указанные суммы включаются в расходы на командировки и, значит, признаются в целях налогообложения прибыли.

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение на однодневную командировку? До вступления в силу Положения (до 25 октября 2008 года) командировочное удостоверение могло не выписываться, если работник должен был вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Основанием являлся пункт 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Напомним, что данный документ фактически не применяется с 25 октября 2008 года. Начиная с этой даты порядок направления работников в служебные командировки регламентируется Положением.

В Положении не содержится особых правил оформления однодневных командировок. Таким образом, теперь командировочное удостоверение следует выписывать независимо от срока командировки.